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Hoy en día las salas de conferencias no solo se usan para reuniones, sino que también se usan como un lugar para reunirse con clientes, además, de realizar sesiones de capacitación para empleados y realizar entrevistas. Por este motivo es importante decorar sala de reuniones ya que por lo general irradiara el nivel cultural de tu organización.

Una sala de juntas atractiva podría desempeñar un papel positivo en la promoción del éxito de su negocio. Querrá que su sala de conferencias se vea profesional pero cálida; eficiente pero atractivo. Por esta razón es tan importante saber como equipar tu sala de conferencias, pero con la mesa adecuada es una cosa, pero encontrar las mejores sillas para su espacio de reunión es algo completamente diferente.

Cuando se trata de seleccionar sillas de conferencia para sus salas de reuniones, considere cuántas personas desea que acomode la sala y qué tipo de aspecto y sensación desea que transmita.

Antes de decidir qué tipo de decoración para sala de reuniones necesitará, aquí hay algunos
consejos básicos para ayudarlo a decidir.

¿Cómo son tus
reuniones, formales o informales?

Por lo general las salas de reuniones en una empresa tienden a ser útiles tanto para reuniones formales como para los que son informales. Es posible que deba asistir a reuniones diarias, semanales o mensuales. Dependiendo de tu posición en la empresa, tu día completo puede estar lleno de ellos.

Las reuniones son un mal necesario cuando se trata de una
comunicación constante con los empleados, la gerencia y otras partes
interesadas de la compañía. Cuando las reuniones se planifican bien y se
ejecutan correctamente, pueden ser muy productivas. Cuando no lo son, pueden
ser una pérdida de tiempo y una molestia. De cualquier manera, es importante
saber acerca de los diferentes tipos de reuniones y qué esperar de cada una.

Reuniones formales

Las reuniones formales. Son aquellas reuniones que se usan para
presentar información financiera, organizativa y operativa importante a quienes
toman decisiones con respecto a estos temas. En estas reuniones generalmente
incluye accionistas, altos directivos, miembros de la junta y posiblemente
personas que representan a un comité que está trabajando en un proyecto
específico en una de estas áreas.

En lo común estas reuniones tendrán una agenda específica y
se registrarán las actas de la reunión. Las reuniones formales se suelen
utilizar para informar al personal en pleno y presentar información financiera
importante y operativa a gran escala.

Reuniones informales

Este tipo de reunión se utiliza para abordar cuestiones operativas
y políticas diarias. Una reunión con algún departamento es un tipo de reunión
informal. Esta reunión debe tener una agenda para mantener el debate en curso,
y probablemente los asistentes tomarán notas. Sin embargo, no habrá actas de
reuniones oficiales ni memorándum registradas. La reunión informal se puede
utilizar para:

  • Resolución de problemas
  • Lluvia de ideas
  • Llevar acabo un entrenamiento
  • Conformación de equipos
  • Discusión y realización de cambios de campañas
    relacionados con algún producto
  • Realizar anuncios que tengan que ver con un
    equipo que tiene baja producción

Las salas de
reuniones que sean espacios acogedores

Hoy en día, tener una sala de reuniones no es tener solo una mesa que sea redonda o cuadrada con varias sillas en los alrededores, si no es tener una sala espaciosa y bien acogedora, ya que en esos espacios será donde se toman decisiones importantes y se den noticias e informaciones de gran valor. Por esta razón, es necesario implementar nuevas ideas para decorar salas de reuniones y dejarlos cómodos y mantengan ese gusto relajante y agradable.

La clave para diseñar las salas de reuniones es comprender las necesidades de tu equipo. En primer lugar, debes decidir el tamaño y la ubicación de la habitación. Para esto debes contestarte algunas preguntas clave para responder aquí son:

  • ¿Para qué se utilizará la sala? ¿Serán salas de
    colaboración más pequeñas o necesita una sala de juntas de tamaño completo?
  • ¿Cómo le gusta trabajar a tu equipo? ¿Trabajan
    en grupos pequeños o en equipos grandes?
  • ¿Esta sala está destinada al cliente o es solo
    para uso interno?
  • ¿Es necesario que los empleados tengan fácil
    acceso a esta sala o que se deba ubicar más lejos para mayor privacidad?

Tener en cuenta esto te va a permitir comenzar a adaptar tus
salas de reuniones a la forma en que funciona tu organización.

Además de entender cómo los empleados prefieren colaborar,
también es importante porque te permitirá conocer dónde les gusta colaborar. El
análisis de la sala de reuniones, como el tamaño promedio de la reunión y las
tasas de utilización de la sala, te ayudará a determinar el tamaño y la
cantidad de salas que necesita.

Una vez que decida la ubicación y el tamaño, puede utilizar tu comprensión del propósito de la
sala para mejorar aún más su diseño.

¿Sabes cómo equipar la sala?

El equipo esencial debe evaluarse antes de pasar a aspectos
más creativos del diseño del espacio para tus reuniones. Desarrollar estos elementos esenciales, en función de tus necesidades, ayudará a proporcionar una base para conocer tus
elecciones creativas.

Aquí hay algunas consideraciones a tener en cuenta al
desarrollar tu sala de reuniones.

Tecnología

A medida que nuestro mundo se vuelve cada vez más digital y móvil, contar con un equipo audiovisual es
clave para la experiencia de la reunión. Algunas piezas centrales para incluir en tu selección de tecnología incluyen
pantallas y dispositivos de comunicación.

Recuerda considerar cómo usarás este tipo de tecnología en tu sala de reuniones. Sin embargo, estas salas vienen provistas de una pizarra y un marcador tradicionales, como también de herramientas avanzadas de teleconferencia, con cámaras y micrófonos de alta calidad, además de monitores de 32” o de mayor tamaño.

Cabe acotar que las
salas de reuniones suelen ser espacios de alta demanda en la oficina. La mala
planificación de los procesos de reserva puede generar tensiones innecesarias y
conflictos en el lugar de trabajo. Más allá de las pantallas y la comunicación,
un aspecto importante a considerar es cómo se reservan y usan las salas de
reuniones.

La iluminación

La iluminación es crucial para la sala de reuniones. La
iluminación excesivamente suave puede hacer que los participantes se queden
dormidos. Por otro lado, la iluminación intensa puede no ser propicia para la
lectura y visualización de las pantallas.

Una vez más, comprender el propósito de la sala es crucial
para los requisitos de iluminación del edificio. Para las habitaciones que
están diseñadas para ser espacios cómodos y acogedores, a menudo es necesaria
una iluminación más suave. Las salas de juntas grandes pueden requerir más
brillo, y las salas con proyectores pueden requerir luces de atenuación.

La iluminación también depende en gran medida de la
ubicación de la habitación. Si la habitación tiene mucha luz natural, es
posible que deba reducir la iluminación con persianas. Para habitaciones sin
ventanas, la luz debe ser una consideración principal en el diseño de la
habitación.

El sonido

La gestión de sonido es a menudo una de las piezas más
olvidadas en el diseño de salas de reuniones. Las salas de reuniones que se
diseñan sin tener en cuenta el sonido a menudo producen efectos secundarios no
deseados.

Esto podría
incluir eco y reverberación, raspado de muebles en movimiento o
retroalimentación entre micrófonos y parlantes.

Los controles acústicos ahora están disponibles
en una variedad de diseños que se suman a la sensación de una sala de
reuniones, en lugar de quitarla. Los paneles acústicos montados en la pared son
efectivos para mantener el sonido adentro, al igual que los deflectores
montados en el techo.

Esquema de colores

El color puede cambiar la experiencia de una habitación. El
uso de colores oficiales de la compañía es una forma clásica de combinar las
salas de reuniones y hacer eco de experiencia en cuanto al nombre de la
compañía.

Para las salas de juntas y salas de conferencias más
formales, los colores neutros siempre son una buena opción. A pesar de ser
formal, puedes darle vida a la habitación con un toque de color.

Las opciones de color no convencionales se pueden utilizar
para expresar la cultura de la empresa e influir también en las reuniones. Los
colores fuertes como el rojo y el naranja pueden evocar emoción e incluso
agresión, y pueden ser adecuados para alentar a los equipos que trabajan hacia
objetivos competitivos.

Otros colores como el verde y el azul pueden ser relajantes
y refrescantes, y ayudan a aliviar parte de la tensión en las reuniones
cargadas.

Los materiales

Similar al color, los materiales pueden cambiar la forma en
que se percibe un espacio. El vidrio o el cristal, el plástico o metacrilatos a
menudo pueden dar un aspecto moderno y limpio. Por otro lado, la madera es
extremadamente versátil y puede usarse en muchas aplicaciones. La madera
adecuada puede aportar calidez a la habitación y agregar un poco de encanto rústico.

Al combinar colores y materiales, puede dar forma a cómo se
siente el espacio. Por ejemplos muchas compañías optan por este tipo de
combinación usando vidrio y el color blanco para representar una sala de
reuniones limpia y moderna.

Mesas para salas de
reuniones

Las mesas para salas de reuniones existen en diversos
modelos.

Las mesas para sala
de reuniones rectangulares
son una opción funcional y clásica para la sala
de juntas. Dado que el tablero de la mesa tiene una forma plana básica, la
superficie de trabajo es adecuada para otras aplicaciones, como salas de
reuniones y capacitación. Algunos modelos se pueden unir con hardware de
agrupamiento para crear una mesa de conferencias multi segmentada que le
permite personalizar la mesa al tamaño de su sala de conferencias.

Las mesas en forma de
bote
tienen lados convexos, con extremos ligeramente cónicos y, a veces,
esquinas redondeadas. Debido a la ligera curva de la mesa, se ven elegantes y
con estilo. Si tiene la intención de realizar videoconferencias u otro tipo de
presentaciones visuales, muchos fabricantes ofrecen opciones como un panel de
administración de cables incorporado o módulos de alimentación y / o
comunicación.

Las mesas ovaladas
son agradables a la vista con sus bordes redondeados y líneas elegantes. Vienen
en varios tamaños y acabados, lo que te permitirá encontrar la que mejor se
adapte a tu sala de reuniones.

Una mesa de
conferencia octogonal
es ideal para espacios más pequeños, ya que son más
compactos. Para que la sesión sea más cómoda, al seleccionar una mesa redonda
octogonal, elija una base que garantice un amplio espacio para las rodillas.
Para salas de juntas más grandes, seleccione una mesa de conferencia octogonal
para un impacto visual significativo.

Una mesa de
conferencia redonda o circular
es perfecta para salas de juntas más
pequeñas porque utiliza espacio vertical en lugar de espacio. Las mesas
redondas de conferencias crean un ambiente relajado e inclusivo para una
reunión, al tiempo que brindan mucho espacio para todos.

Las sillas para salas de reuniones

Las sillas de reuniones ideales tienen una apariencia similar a las sillas de escritorio y de trabajo. Entonces, ¿cuál es la diferencia? En verdad, la mayoría de las sillas de escritorio también se pueden usar como sillas de conferencia y viceversa, pero hay algunas características distintivas.

Una opción de asiento de estilo de tarea generalmente se
conoce como una silla de conferencia si tiene brazos fijos y ajustes
ergonómicos mínimos. Los brazos fijos están ahí para brindar apoyo a los
usuarios y minimizar la oportunidad de causar distracciones durante las
reuniones. Del mismo modo, la falta de ajustes ergonómicos evita que los
usuarios jueguen con perillas y manijas mientras las reuniones están en sesión.
La mayoría de las sillas de conferencia solo tienen un ajuste para la altura
del asiento.

Da un toque personal
a tus salas de reuniones con cuadros y vinilos decorativos

Las salas de reuniones y los espacios no tienen que ser espacios estoicos sin personalidad. Es por ello la importancia de agregar elementos de diversión como cuadros y vinilos con mensajes de aliento y retos o de paisajes inspiradores que puede ayudar a transformar una reunión aburrida y seca en una interesante y emocionante. Lo importante aquí es tener en cuenta la cultura organizacional de tu lugar de trabajo, abrazarla y no tener miedo de incluir los ideales más extravagantes que sin duda le darán ambición a tu equipo de trabajo.