Las Comunidades de Propietarios formalmente constituidas, tiene un Libro de Actas legalizado.
Esto es, presentado y registrado ante el Registro de la Propiedad competente de su municipio (art. 19.1 LPH), y aportado de igual forma ante la Agencia Tributaria Estatal (AEAT) para la obtención del CIF definitivo de la Comunidad.
La Comunidad únicamente puede tener un Libro de Actas en funcionamiento, pudiendo el Registrador diligenciar otro nuevo, tras comprobación de que el anterior ya ha sido utilizado en su totalidad, o bajo responsabilidad del Presidente o Secretario que éste se ha extraviado o lo han sustraído.
Pero una vez que la Comunidad tiene el Libro de Actas, ¿qué hacer con él?, ¿qué anotar en el mismo?.
Según nos indica el artículo 19.2 de la Ley de Propiedad Horizontal (8/2013), “el acta de cada reunión de la Junta de propietarios deberá expresar al menos las siguientes circunstancias:
- La fecha y lugar de la celebración.
- Persona o personas que convocaron la Junta
- Su carácter ordinario o extraordinario, y si se ha celebrado en primera o segunda convocatoria.
- Relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios representados, con indicación, en todo caso, de sus cuotas de participación.
- El orden del día de la reunión.
- Los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieran votado a favor y en contra de los mismos, así como de las cuotas de participación que respectivamente representen.
- El Acta debe cerrarse con la firma del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes.
- Desde el cierre del Acta, los acuerdos serán ejecutivos, salvo que la Ley previera lo contrario.
- El Acta de las reuniones se remitirá a los propietarios de acuerdo con el procedimiento establecido en el art. 9 LPH.
Queda claro por tanto, que, como en algunas Comunidades que se autogestionan, no es necesaria recoger las firmas de todos los propietarios de la Comunidad y plasmarlas en el Acta de la Junta.
Tampoco se necesita ser un novelista en la redacción del Acta, ya que ésta debe ser concisa y precisa para indicar los acuerdos alcanzados.
Ante posibles errores en la redacción del Acta, la ley deja abierta una vía de subsanación, siempre y cuando estos defectos no afecten a lo relativo a la incorrecta inclusión de la fecha, hora y lugar, propietarios asistentes o representados, acuerdos alcanzados (con votos a favor y en contra, y sus cuotas de participación). La subsanación debe realizarse antes de la siguiente Junta de Propietarios, siendo en ésta cuando se deban ratificar esta subsanación.
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