El Secretario – Administrador es una figura del órgano de gobierno que, desde nuestra profesión y colegiación, entendemos como fundamental para el buen transcurrir de la Comunidad.
Todavía siguen existiendo Comunidades en las que es el propio Presidente de la misma la que engloba en su cargo la figura de secretario y administrador (amparados en el art. 13.5 Ley de Propiedad Horizontal).
En otras Comunidades, también observamos que si bien se ha externalizado esta figura, ésta recae en “profesionales” sin formación y por tanto sin colegiación.
Así, el art. 13.6 indica que “los cargos de secretario y administrador podrán acumularse en una misma persona o bien nombrarse independientemente”.
Pero especifica dicho artículo que “el cargo de administrador, y en su caso, el de secretario-administrador podrá ser ejercido por cualquier propietario, así como por personas físicas con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida para ejercer dichas funciones”.
Por ello, siempre aconsejamos que si la figura de secretario-administrador ha de ser externa a la propia Comunidad se contrate a un Administrador de Fincas colegiado, que sin lugar a dudas tiene la cualificación previa requerida, así como la formación continuada respaldada por el propio Colegio de Administradores.
Forma de elección del Secretario
La elección de esta figura es la misma que para el resto de integrantes del órgano de gobierno (Presidente, Vicepresidente si hubiera, etc): si los Estatutos no dicen lo contrario, de forma anual en la Junta Ordinaria.
Cese en el cargo
En un principio y como norma general debemos indicar que el cargo de Secretario-Administrador debe mantenerse hasta la siguiente Junta Ordinaria, si bien puede darse el caso que los propietarios consideren de forma justificada que la persona (física o jurídica) designada para tal fin, no está desempañando correctamente su labor.
Este es un tema bastante escabroso cuando el Secretario-Administrador es un agente externo a la Comunidad. Nuestra experiencia nos dice que la Comunidad, si tiene razones de peso puede solicitar en Junta Extraordinaria la remoción del cargo.
El Secretario-Administrador cesado (colegiado) siempre puede solicitar al Juez una indemnización por lucro cesante, siendo éste el que dictamine en base a las pruebas (motivos) aportados por las partes la consideración de indemnizar al profesional cesado en un porcentaje variable sobre la cantidad de honorarios que debería recibir hasta la celebración de la siguiente Junta Ordinaria.
Si el juez decidiera que el Secretario-Administrador cesado antes de la siguiente Junta Ordinaria debe percibir una indemnización, ésta no debe ser gravada con el 21% de IVA, ya que según consultas realizadas a la Agencia Tributaria Estatal (AEAT), las cantidades recibidas por lucro cesante no están gravadas por tal impuesto.
Funciones del Secretario-Administrador
Las funciones propias del secretario – administrador según los art. 13.6 y art. 20 de la LPH son:
Secretario
- Elaborar las certificaciones relativas a los art. 9.1.e) y 21.2 de la LPH y extender la diligencia en la notificación hecha en tablón de anuncios según art. 9.1.h)
- Recibir y dejar constancia de las comunicaciones que por imperativo legal deben hacerse a los comuneros.
- Redactar el Acta de las Juntas, cerrándolas en plazo legal con la firma del Presidente y la suya propia.
- Notificar y comunicar según art. 17.8 y 19.3 a los comuneros, y apoyar al Presidente en el correcto hacer de la convocatoria de las Juntas.
- Custodiar los Libros de Actas de la Comunidad conservando toda la documentación durante el plazo de 5 años.
Administrador
- Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares.
- Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, poniendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.
- Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al presidente, o en su caso, a los propietarios.
- Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar lospagos y realizar los cobros que sean procedentes.
- Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.
- Todas las demás atribuciones que se confieran por la Junta. Parece evidente, después de lo expuesto, que la figura del secretario-administrador es más compleja de lo que en muchas ocasiones pareciera.
Además a todo esto habría que añadir que un buen administrador colegiado orienta a la Comunidad y por extensión, a los órganos de gobierno, de cambios en normativas fiscales o de ayudas / subvenciones, entre otros.
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